Un onboarding réussi, pour ne rien oublier

Dans l’onboarding, il existe des étapes incontournables, mais il y a surtout autant de procédures d’intégration que d’entreprises. À vous de personnaliser ces 8 étapes clés pour que votre onboarding soit le reflet de votre culture d’entreprise.

Étape 1 – Préparer l’arrivée de votre nouveau collaborateur

1. Préparer le contrat et les documents de mutuelle
2. Rassembler le matériel : fournitures, téléphone, ordinateur
3. Prévoir la voiture de fonction
4. Créer les identifiants informatiques, l’adresse mail
5. Configurer l’ordinateur avec les logiciels internes
6. Donner un accès au serveur et un accès au réseau social d’entreprise
7. Faire une check-list pour éviter les oublis
8. Prévoir les cartes de visite

Étape 2 – Informer et mobiliser les équipes en interne

1. Prévenir les fonctions support : le service comptabilité, le service RH, le service informatique, le service communication
2. Informer les équipes, à travers une réunion de préférence, pour préciser les objectifs du recrutement et la date d’arrivée du nouveau collaborateur
3. Mobiliser l’équipe au sein de laquelle il travaillera directement: définir un parrain/tuteur volontaire qui deviendra son interlocuteur privilégié

Étape 3 – Accueillir « digitalement » le nouvel arrivant

1. Envoyer un SMS la veille pour entamer une relation de confiance (Envoi par le Dirigeant ou le N+1 selon la taille de l’entreprise)
2. Faire un message de bienvenue sur la boite mail du nouvel arrivant, de la part de chaque salarié de l’équipe pour le mettre à l’aise dès le 1^er jour

Étape 4 – Accueillir physiquement le jour J

Étape 5 – Présenter l’équipe, les locaux et la culture d’entreprise

1. Présenter l’équipe au sein de laquelle la personne va travailler. Une personne de l’équipe pourra prendre en charge la présentation des interlocuteurs clés (RH, Responsable CE, etc.).
2. Visiter les locaux : se repérer, donner les consignes de sécurité (seul 69 % des nouveaux salariés en bénéficient*)
3. Présenter le poste avec idéalement une feuille de route écrite cadrant les 1ères missions et les deadlines importantes
4. Présenter la culture d’entreprise

Étape 6 – Créer un plan de formation adapté au poste

1. Mettre en place un « parcours type » de formation sur une période donnée
2. Impliquer les salariés pour qu’ils dispensent des micro-formations sur des sujets les concernant (ex : classement sur le serveur interne, utilisation de l’ERP, etc.)

Étape 7 – Faire des entretiens de suivi réguliers

1. Prévoir un rapport d’étonnement/satisfaction le 1^er mois
2. Programmer un Feedback formel au milieu de la période d’essai
3. Finaliser la période d’essai avec un entretien tourné vers l’avenir (Feedforward)

Étape 8 – Intégrer le salarié au sein des équipes

1. Pour fédérer l’équipe, l’idéal reste le Team Building
2. Si vous n’êtes pas dans le bon timing, n’hésitez pas à prévoir une petite activité à l’extérieure pour renforcer les liens dans un contexte différent

Vous avez maintenant toutes les cartes en main pour créer votre propre version de l’onboarding. Et surtout le faire évoluer en demandant des retours systématiquement à ceux qui en ont bénéficié.

Quoi qu’il en soit, avoir des retours d’expérience est le meilleur moyen de s’améliorer pour répondre au mieux aux attentes de ses futurs collaborateurs et éviter les erreurs d’intégration.

Cet article a été écrit par imagreen .